In een wereld waar snelheid, overzicht en betrouwbaarheid steeds belangrijker worden, is het voor reparatiebedrijven essentieel om hun processen goed op orde te hebben. Toch zien we nog vaak dat intakeformulieren op papier worden ingevuld, dat onderdelen handmatig worden bijgehouden, en dat de communicatie met klanten via losse appjes of telefoontjes verloopt.
Dat kan slimmer. En vooral: digitaler.
In deze blog laten we zien hoe je als reparateur je werkprocessen kunt digitaliseren – stap voor stap. We leggen uit wat de voordelen zijn, hoe je het aanpakt, en we geven tips uit de praktijk. En goed nieuws: bij goedgerepareerd.nl zijn we op dit moment bezig met een eigen systeem dat speciaal voor onze leden ontwikkeld wordt. Daarover later meer.
📥 1. Intake: digitaal geregeld, zonder rompslomp
Het begint allemaal bij binnenkomst. Een klant komt met een kapotte telefoon of laptop, en jij moet zo snel en zorgvuldig mogelijk alles noteren: welk toestel, welk probleem, zichtbare schade, wachtwoord, accessoires – noem maar op.
Als dat nog op papier gebeurt, ben je kwetsbaar. Formulieren kunnen zoekraken, handschriften zijn onleesbaar, en informatie raakt verloren.
Zo kan het beter:
- Laat klanten via een QR-code op de balie zelf hun intake digitaal invullen.
- Voeg de mogelijkheid toe om direct foto’s van het toestel te uploaden.
- Laat klanten digitaal tekenen voor akkoord.
- Alle informatie komt netjes in een klantendossier terecht, klaar voor verwerking.
💡 Bij goedgerepareerd.nl ontwikkelen we op dit moment een eigen digitaal systeem waarin deze intake volledig geïntegreerd is. Als lid krijg je hier straks automatisch toegang toe – zonder extra kosten.
🧩 2. Werkbonnen, onderdelen en statusupdates: alles op één plek
Heb je eenmaal een intake afgerond, dan begint het echte werk. Maar hoe houd je bij wat je precies gedaan hebt? Welke onderdelen zijn er vervangen? Wie heeft eraan gewerkt? Wanneer is het toestel klaar?
Met een digitaal systeem kun je dit allemaal netjes bijhouden:
- Reparatiestatussen (bijv. ‘In behandeling’, ‘Wacht op onderdeel’, ‘Testfase’, ‘Klaar voor ophalen’).
- Automatische meldingen naar de klant via mail of sms.
- Logboek van uitgevoerde handelingen, met tijd en medewerker.
- Link naar gebruikte onderdelen en bijbehorende garantie.
👉 Ons eigen systeem – momenteel in testfase – zal ook deze functies bevatten. Alles wordt centraal beheerd, zodat jij meer overzicht hebt én minder tijd kwijt bent.
📦 3. Voorraadbeheer en traceerbaarheid van onderdelen
Niets zo vervelend als een klant bellen om te zeggen dat het nog even duurt, omdat je een onderdeel niet kunt vinden. Of dat je bij een garantieclaim niet meer weet wat er precies geplaatst is.
Daarom is digitaal voorraadbeheer onmisbaar:
- Geef elk onderdeel een uniek label of QR-code.
- Scan bij binnenkomst én bij gebruik.
- Koppel onderdelen aan klantdossiers.
- Houd automatisch bij of onderdelen onder garantie vallen, en hoe lang nog.
⚡ 4. Veilig werken: ESD-log en gereedschapsbeheer
Veel reparateurs werken met gevoelige moederborden. Eén verkeerde aanraking zonder aarding kan al schade veroorzaken. Toch wordt ESD-beveiliging vaak niet goed gelogd – simpelweg omdat het te veel werk lijkt.
Met digitalisering kun je dit eenvoudig standaardiseren:
- Dagelijkse ESD-checks registreren.
- Gereedschapstoewijzing en kalibratiedata bewaren.
- Rapporten maken voor audits of keurmerkkeuringen.
📂 5. Kennisbank en reparatiegeschiedenis opbouwen
Waarom elke keer het wiel opnieuw uitvinden?
Met een digitale kennisbank kun je eerdere reparaties eenvoudig terugzoeken. Handig bij herhaalde fouten of zeldzame problemen.
- Zoek op model of klacht.
- Bekijk welke oplossing eerder werkte.
- Voeg notities, foto’s en tips toe.
- Leer van jezelf en je team.
✅ 6. Nazorg: professioneel, automatisch en klantgericht
Zodra een toestel is opgehaald, stopt het contact vaak. Maar juist de nazorg is een mooie kans om klanten aan je te binden.
Wat je kunt automatiseren:
- Herinnering na een paar dagen: “Is alles naar wens verlopen?”
- Informatie over garantie of gebruikstips.
- Verzoek om een review met directe link.
- Herinnering aan terugkerend onderhoud (bijv. laptop schoonmaken, batterijcheck).
🔐 7. AVG en dataveiligheid: geen zorgen meer
Wie digitaal werkt, moet ook veilig werken. Dat betekent: geen klantgegevens op USB-sticks of openstaande Excelbestanden op je bureaublad.
In ons systeem wordt alles:
- Versleuteld opgeslagen.
- Gebruikersbeveiligd per medewerker.
- Automatisch verwijderd na afloop van een instelbare bewaartermijn.
- Volledig AVG-proof.
Zo werk je professioneel én juridisch correct.
🛠️ Een eigen systeem voor leden van goedgerepareerd.nl
Zoals je hierboven leest, komt er nogal wat kijken bij het digitaliseren van je werkproces. Daarom hebben we besloten om een eigen platform te bouwen, exclusief voor leden van goedgerepareerd.nl.
✅ Intakeformulieren
✅ Reparatiestatussen met meldingen
✅ Voorraadbeheer en onderdelenlog
✅ ESD-registratie
✅ Kennisbank
✅ Automatische nazorg
✅ AVG-conform databeheer
Dit systeem is nu in de testfase. Zodra het gereed is, wordt het opgenomen in het lidmaatschap. Als aangesloten reparateur kun je er dus zonder extra kosten gebruik van maken.
💬 Wil je meedenken of proefgebruiker worden? Laat het ons weten via het contactformulier!
📋 Samengevat – digitaliseren doe je zo:
- Begin bij de intake: zorg voor digitale formulieren en duidelijke afspraken.
- Werk met digitale statusupdates en klantcommunicatie.
- Beheer je voorraad automatisch en koppel onderdelen aan dossiers.
- Houd ESD, gereedschap en kalibratie digitaal bij.
- Bouw een kennisbank van al je cases en leer van jezelf.
- Automatiseer je nazorg en vraag actief om reviews.
- Werk veilig, AVG-proof en professioneel.
💬 Tot slot
Digitalisering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zeker niet als je een systeem hebt dat voor jou is gemaakt – door mensen uit het vak, voor mensen in het vak. Bij goedgerepareerd.nl begrijpen we hoe een werkplaats écht werkt, en precies daarop is ons nieuwe platform afgestemd.
Ben jij al lid? Dan profiteer je straks automatisch van deze slimme tools. Nog geen lid? Dan is dit hét moment om je aan te sluiten en je werkplaats naar het volgende niveau te tillen.
🔧 Sluit je aan bij goedgerepareerd.nl en digitaliseer je werkplaats op jouw manier – professioneel, veilig en efficiënt.
